To w tym dziale zaczyna się podróż książki do czytelnika. Żeby pozycja trafiła na biblioteczny regał, najpierw musi być wprowadzona do elektronicznego katalogu. A to nie bułka z masłem. Właściwe opisanie bibliograficzne sprawia, że książkę której szukamy – np. po temacie – można skutecznie „wyłowić” w oceanie innych. Czytelnicy mogą bowiem nie tylko przeglądać półki na miejscu, ale też w elektronicznym katalogu. Obejrzą tam skany okładek, a czasami również przeczytają recenzje innych czytelników.
Jak mówi Alicja Twardowska, kierownik Działu Gromadzenia, Opracowania i Bibliografii Regionalnej: „W ubiegłym roku biblioteka dysponowała największym od kilkunastu lat budżetem. Dzięki temu zakupiliśmy bardzo dużo książek i audiobooków dla wszystkich korzystających z biblioteki. Mogliśmy spełnić prośby i propozycje lektur zgłaszane w placówkach bibliotecznych i pocztą do naszego Działu. Niezmiennie od wielu lat dużą część zbiorów zawdzięczamy darom naszych czytelników. Za te dary i zgłaszanie propozycji zakupu wszystkim dziękujemy”.
Zakupy i dary to dwa podstawowe sposoby powiększania zbiorów. W ubiegłym roku „urosły” aż o prawie 11 tys. jednostek inwentarzowych (bo to nie tylko książki, ale też audiobooki czy gry planszowe).Większość to nowości, które są największym magnesem przyciągającym czytelników. Teraz w sumie zbiory liczą ponad 146 tys. pozycji. Oczywiście Biblioteka nie jest z gumy i czasami musi też pozbywać się książek – tych w złym stanie czy z nieaktualną już wiedzą (np. popularnonaukowych).
W bibliotece rządzą literki – wiadomo. Ale w Dziale Gromadzenia, Opracowania i Bibliografii Regionalnej władzą muszą się podzielić z cyframi, liczbami i statystykami. To tu wszystkie katalogowe i czytelnicze „procesy” są liczone, zbierane i analizowane. To nasz wewnętrzny „urząd statystyczny”. Dział odgrywa też ważną rolę dla Gniezna – gromadzi regionalne Dokumenty Życia Społecznego (od 1974 roku): druki ulotne, plakaty, zaproszenia, foldery, katalogi, plany, mapy. Gromadzenie tych regionalnych zbiorów to bardzo istotne zadanie Biblioteki – na teraz i dla przyszłości.